Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV/DPA)

Dieser Auftragsverarbeitungsvertrag ("AVV"/"DPA") ist Bestandteil des Vertrags zwischen dem Kunden und Byki über den Dienst BYKI Notetaker und regelt die Verarbeitung personenbezogener Daten, die Byki im Auftrag des Kunden nach Art. 28 der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) durchführt.

1. Parteien und Rollen

Der Kunde (Kontoinhaber) ist der Verantwortliche. Byki, Anbieter von BYKI Notetaker, ist der Auftragsverarbeiter. [PLATSHÅLLARE: full legal company name, company registration number, registered address, VAT number — Byki is currently being incorporated.] Kontakt: privacy@byki.app [VERIFIERA: contact address].

2. Gegenstand, Dauer, Art und Zweck

Die Verarbeitung besteht darin, dass ein Meeting-Bot den Online-Meetings des Kunden nach dem Einlassen (und mit Einwilligung) beitritt, die Meetings aufzeichnet, transkribiert, mit einem Sprachmodell Meeting-Notizen erstellt und die Notizen an die vom Kunden konfigurierten Kanäle zustellt. Die Verarbeitung dauert für die Laufzeit des Dienstvertrags zuzüglich der Aufbewahrungs- und Löschfristen in Abschnitt 9. Der Zweck ist ausschließlich die Bereitstellung des Dienstes BYKI Notetaker für den Kunden.

3. Kategorien betroffener Personen und personenbezogener Daten

• Betroffene Personen: der Kontoinhaber und die Teilnehmenden aufgezeichneter Meetings.
• Personenbezogene Daten: Meeting-Audio (und Video in Tarifen mit Videoaufnahme), Transkripte und Sprecherzuordnungen, erstellte Meeting-Notizen, Namen und E-Mail-Adressen der Teilnehmenden sowie vom Nutzer hinzugefügte Notizen und Kommentare.

4. Dokumentierte Weisungen

Byki verarbeitet personenbezogene Daten nur auf dokumentierte Weisung des Kunden — wie im Dienstvertrag und in der Konfiguration des Kunden in der App zum Ausdruck gebracht — es sei denn, die Verarbeitung ist nach dem Recht der EU oder eines Mitgliedstaats erforderlich; in diesem Fall informiert Byki den Kunden vor der Verarbeitung über diese rechtliche Anforderung, sofern das Recht dies nicht verbietet.

5. Vertraulichkeit

Byki stellt sicher, dass sich jede zur Verarbeitung der personenbezogenen Daten befugte Person zur Vertraulichkeit verpflichtet hat oder einer angemessenen gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegt.

6. Sicherheitsmaßnahmen

Byki trifft geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, darunter: Hosting innerhalb der EU, Verschlüsselung bei der Übertragung (TLS) und im Ruhezustand, Zugriffskontrolle, Mandantentrennung und ein unveränderliches Audit-Log.

7. Unterauftragsverarbeiter

Der Kunde erteilt eine allgemeine Genehmigung für die auf der Seite Unterauftragsverarbeiter aufgeführten Unterauftragsverarbeiter; diese Liste ist Bestandteil dieses AVV. Byki kündigt beabsichtigte Änderungen der Liste vorab auf derselben Seite an, sodass der Kunde Einspruch erheben kann. Byki erlegt jedem Unterauftragsverarbeiter dieselben Datenschutzpflichten auf und bleibt für deren Erfüllung vollumfänglich verantwortlich.

8. Keine Nutzung von Daten für KI- oder Modelltraining

Byki nutzt die Daten des Kunden niemals, um KI- oder Machine-Learning-Modelle zu trainieren. Bykis KI-Anbietern ist es vertraglich untersagt, die Daten des Kunden für maschinelles Lernen oder Modelltraining zu nutzen, und Bykis eigene Modelle lernen nichts aus den Daten des Kunden.

9. Aufbewahrung und Löschung

Meeting-Notizen, Transkripte und Aufnahmen werden für die Aufbewahrungsfrist des Tarifs des Kunden gespeichert — 30 Tage bei Starter (und während der Testphase), 1 Jahr bei Pro und Business, und in keinem Tarif länger als 1 Jahr — und danach automatisch gelöscht; Aufnahmen werden immer zusammen mit den Transkripten gelöscht. Bei Vertragsende oder Löschung des Kontos löscht Byki alle im Auftrag des Kunden verarbeiteten personenbezogenen Daten, sofern nicht das Recht der EU oder eines Mitgliedstaats eine weitere Speicherung verlangt.

10. Unterstützung bei Betroffenenrechten

Unter Berücksichtigung der Art der Verarbeitung unterstützt Byki den Kunden mit geeigneten technischen und organisatorischen Maßnahmen dabei, seiner Pflicht zur Beantwortung von Anträgen betroffener Personen (Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit, Widerspruch) nachzukommen, und unterstützt den Kunden bei der Einhaltung der Pflichten nach Art. 32–36 DSGVO, einschließlich der unverzüglichen Benachrichtigung des Kunden, nachdem Byki von einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten Kenntnis erlangt hat.

11. Audit- und Informationsrechte

Byki stellt dem Kunden alle Informationen zur Verfügung, die für den Nachweis der Einhaltung der in Art. 28 DSGVO niedergelegten Pflichten erforderlich sind, und ermöglicht und unterstützt Überprüfungen — einschließlich Inspektionen —, die vom Kunden oder einem vom Kunden beauftragten Prüfer durchgeführt werden, mit angemessener Vorankündigung.

12. Verarbeitungsort — nur EU

Die gesamte Verarbeitung nach diesem AVV findet innerhalb der EU statt: Frankreich (OVHcloud — Speech-to-Text und Sprachmodelle; Mistral AI — Fallback-Sprachmodell), Deutschland (Strato — Hosting und Datenbank) und Schweden (Bykis eigene Server in Göteborg — Meeting-Bot und Fallback-Transkription). In der Verarbeitungskette werden keine personenbezogenen Daten außerhalb der EU übertragen.

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