Databehandleravtale (DPA)

Denne databehandleravtalen ("DPA") utgjør en del av avtalen mellom kunden og Byki om tjenesten BYKI Notetaker, og regulerer den behandlingen av personopplysninger som Byki utfører på kundens vegne etter artikkel 28 i EUs personvernforordning (GDPR).

1. Parter og roller

Kunden (kontoeieren) er behandlingsansvarlig. Byki, som leverer BYKI Notetaker, er databehandler. [PLATSHÅLLARE: fullt selskapsnavn, organisasjonsnummer, registrert adresse, MVA-nummer — Byki er under registrering.] Kontakt: privacy@byki.app [VERIFIERA: kontaktadresse].

2. Gjenstand, varighet, art og formål

Behandlingen består i at en møtebot blir med i kundens nettmøter etter å ha blitt sluppet inn (og med samtykke), tar opp møtene, transkriberer dem, genererer møtereferater med en språkmodell og leverer referatene til kanalene kunden har konfigurert. Behandlingen varer i avtalens løpetid pluss lagrings- og sletteperiodene i punkt 9. Formålet er utelukkende å levere tjenesten BYKI Notetaker til kunden.

3. Kategorier av registrerte og personopplysninger

• Registrerte: kontoeieren og deltakerne i opptatte møter.
• Personopplysninger: møtelyd (og video på planer som inkluderer videoopptak), transkripsjoner og talermerker, genererte møtereferater, deltakernes navn og e-postadresser samt notater og kommentarer som brukeren legger til.

4. Dokumenterte instrukser

Byki behandler personopplysninger kun etter kundens dokumenterte instrukser — slik de er uttrykt i tjenesteavtalen og i kundens konfigurasjon i appen — med mindre behandling kreves etter EU-retten eller en medlemsstats nasjonale rett; i så fall informerer Byki kunden om det rettslige kravet før behandlingen, med mindre loven forbyr det.

5. Konfidensialitet

Byki sikrer at enhver person med fullmakt til å behandle personopplysningene har forpliktet seg til konfidensialitet eller er underlagt en passende lovbestemt taushetsplikt.

6. Sikkerhetstiltak

Byki gjennomfører egnede tekniske og organisatoriske tiltak, blant annet: hosting innenfor EU, kryptering under overføring (TLS) og i ro, tilgangskontroll, leietakerisolering og en uforanderlig revisjonslogg.

7. Underdatabehandlere

Kunden gir en generell godkjenning av underdatabehandlerne som er oppført på siden Underdatabehandlere, som utgjør en del av denne DPA-en. Byki varsler planlagte endringer i listen på forhånd på samme side, slik at kunden kan komme med innsigelser. Byki pålegger hver underdatabehandler de samme personvernforpliktelsene og forblir fullt ansvarlig for deres oppfyllelse.

8. Ingen bruk av data til AI- eller modelltrening

Byki bruker aldri kundens data til å trene AI- eller maskinlæringsmodeller. Bykis AI-leverandører er kontraktsmessig forhindret fra å bruke kundens data til maskinlæring eller modelltrening, og Bykis egne modeller lærer ingenting av kundens data.

9. Lagring og sletting

Møtereferater, transkripsjoner og opptak lagres i kundens plans lagringsperiode — 30 dager på Starter (og i prøveperioden), 1 år på Pro og Business, og aldri lenger enn 1 år på noen plan — og slettes deretter automatisk; opptak slettes alltid sammen med transkripsjonene. Ved avtalens opphør eller sletting av kontoen sletter Byki alle personopplysninger behandlet på kundens vegne, med mindre EU-retten eller nasjonal rett krever videre lagring.

10. Bistand med de registrertes rettigheter

Idet det tas hensyn til behandlingens art, bistår Byki kunden med egnede tekniske og organisatoriske tiltak for å oppfylle kundens plikt til å besvare de registrertes henvendelser (innsyn, retting, sletting, begrensning, dataportabilitet, innsigelse), og bistår kunden med å sikre etterlevelse av forpliktelsene etter artikkel 32–36 GDPR, inkludert å varsle kunden uten ugrunnet opphold etter å ha fått kjennskap til et brudd på personopplysningssikkerheten.

11. Revisjon og informasjonsrett

Byki gir kunden tilgang til all informasjon som er nødvendig for å påvise at forpliktelsene etter artikkel 28 GDPR overholdes, og muliggjør og bidrar til revisjoner, inkludert inspeksjoner, som gjennomføres av kunden eller en revisor på kundens vegne, med rimelig forhåndsvarsel.

12. Behandlingssted — kun EU

All behandling etter denne DPA-en skjer innenfor EU: Frankrike (OVHcloud — tale-til-tekst og språkmodeller; Mistral AI — fallback-språkmodell), Tyskland (Strato — hosting og database) og Sverige (Bykis egne servere i Göteborg — møtebot og fallback-transkripsjon). Ingen personopplysninger overføres utenfor EU i behandlingskjeden.

← Tilbake til forsiden